Waarom jouw vennootschap in orde moet zijn met het UBO-register.

Sinds oktober 2018 verzamelt het UBO- of Ultimate Beneficial Owner-register gegevens van Belgische vennootschappen. Hierdoor gaat ook België de strijd aan tegen het witwassen van geld, fiscale fraude en de financiering van terrorisme. Afhankelijk van het soort organisatie gelden er verschillende regels waaraan je moet voldoen. Maar welke zijn er van toepassing op jouw vennootschap?

Wie is de begunstigde in jouw vennootschap?

Niet alleen vennootschappen maar ook andere juridische entiteiten hebben een registratieplicht bij het UBO-register. Deze registratieplicht slaat in principe op elke ‘informatieplichtige’, maar de term UBO (Ultimate Beneficial Owner) richt zijn pijlen op iedere natuurlijke persoon die eigenaar is van of het zeggenschap heeft over die informatieplichtige.

Men onderscheidt drie categorieën van natuurlijke personen:

Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks houder is van meer dan 25% van de aandelen of stemrechten.
Iedereen die zeggenschap heeft over je vennootschap. Denk aan aandeelhoudersovereenkomsten, vetorechten, de meerderheid van de leden van de raad van bestuur, …
Leveren categorie 1 en 2 geen UBO’s op? Dan kijken we naar het hoger leidinggevend personeel. Denk hierbij aan de CEO, de zaakvoerder, lid van directieraad,…

Wie bezorgt de informatie aan het UBO-register?

Als bestuurder of zaakvoerder van jouw vennootschap ben je verplicht de gegevens over de UBO(‘s) aan te leveren. Maar ook als UBO heb je jouw verantwoordelijk. Je bent namelijk verplicht om alle nodige informatie mee te delen.

Deze gegevens moeten jaarlijks worden bevestigd of bijgewerkt. Heb je jouw gegevens ingediend, maar is er iets veranderd? Dan moet je binnen de maand de wijzigingen aan het UBO-register meedelen.

Welke gegevens worden geregistreerd?

Onderstaande informatie moet bij vennootschapen geregistreerd worden:

Voornaam en familienaam;
Geboortedatum;
Nationaliteit(en);
- Is de bestuurder van jouw vennootschap geen Belg? Dan kan je een token aanvragen bij de FOD economie. Als alternatief kan je ook een extern mandaat geven, maar dit is enkel mogelijk als de bestuurder over een BIS-nummer beschikt. Zonder BIS-nummer moet je een papieren mandaat naar de FOD opsturen.
Het verblijfadres;
De datum waarop je UBO bent geworden;
Rijksregisternummer of bisnummer;
De categorie(ën) van UBO’s waartoe je behoort;
Ben je alleen of samen met anderen een UBO;
Alle documenten die kunnen aantonen dat de informatie over de UBO correct, nauwkeurig en actueel is;
Aangeven of je een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO bent;
- De gegevens van alle tussenpersonen zijn nodig bij een onrechtstreekse UBO.

Waarom registeren in het UBO-register?

Dankzij jouw gegevens in het UBO-register kan men de strijd aangaan tegen het witwassen van geld, fiscale fraude en de financiering van terrorisme. Omdat de overheid hierdoor weet wie achter de juridische entiteiten zit, kan ze een meer gedetailleerd onderzoek voeren naar dubieuze praktijken. Omdat dit voor velen zeer tijdsintensief is, helpt jouw accountant je graag om dit register op een zo snel en efficiënt mogelijk manier in te vullen.

Mogelijke sancties?

Als bestuurder of zaakvoerder riskeer je een administratieve geldboete van €250,00 tot €50.000,00 in 3 gevallen:

Als je de vereiste informatie niet (tijdig) aan het UBO-register meedeelt;
Als je de vereiste informatie onvolledig of onjuist meedeelt;
Als je de vereiste informatie niet ten minste jaarlijks bevestigd of bijwerkt.

Ook UBO’s die hun informatie aan de betrokken vennootschap niet meedelen, kunnen een gelijkaardige boete krijgen.

Wie kan jouw UBO-gegevens zien?

Naast bepaalde autoriteiten zoals de politie, het parket en de fiscus hebben ook beroepsgroepen, die gegevens moeten doorgeven in het kader van een cliëntenonderzoek zoals accountants, notarissen en advocaten, toegang tot het UBO-register.

Maar gelukkig zijn niet alle gegevens voor iedereen zichtbaar. Zo blijven je rijksregisternummer en verblijfsadres voor zij die een legitiem belang moet aantonen, verborgen. Daarbovenop kan je bij gevaar van je gegevens zelf ook vragen om deze meer af te schermen.

Heb je vragen over het UBO-register, over de UBO’s in je vennootschap of zijn er zaken onduidelijk? Aarzel dan niet om contact op te nemen met een kantoor in jouw buurt. Onze experts helpen je graag verder.