Pourquoi votre société se doit d'être en ordre avec le registre UBO.

Depuis octobre 2018, le registre UBO, pour Ultimate Beneficial Owner ou bénéficiaire effectif, consigne les informations relatives aux sociétés belges. La Belgique entend ainsi également lutter contre le blanchiment de capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Les règles à respecter varient en fonction du type d'organisation. Quelles sont celles qui s'appliquent à votre société ?

Qui sont les bénéficiaires de votre société ?

Les sociétés ainsi que toute autre entité juridique sont soumises à l'obligation d'enregistrement dans le registre UBO. Cette obligation s'applique en principe à chaque « redevable d'information », mais le terme UBO vise toutes les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent le redevable d'information.

L'on distingue trois catégories de personnes physiques :

Toute personne physique qui possède directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou de droits de vote.
Toute personne qui contrôle votre société. Pensez aux pactes d'actionnaires, aux droits de veto, à la majorité des membres du conseil d'administration...
Vous ne trouvez pas d'UBO dans les catégories 1 et 2 ? Nous nous tournerons alors vers le personnel occupant la fonction de dirigeant principal. Pensez ici au CEO, au gérant, à un membre du conseil de direction...

Qui transmet les informations au registre UBO ?

En tant qu'administrateur ou gérant de votre société, vous êtes tenu de fournir les informations concernant les UBO. Mais vous avez également des responsabilités en tant qu'UBO. Vous êtes en effet tenu de partager toutes les informations nécessaires.

Ces informations doivent être confirmées ou mises à jour tous les ans. Vous avez transmis vos données, mais la situation a changé ? Vous devez faire part des changements au registre UBO dans le courant du mois.

Quelles informations sont enregistrées ?

Les informations suivantes doivent être enregistrées :

Nom et prénom ;
Date de naissance ;
Nationalité(s) ;
- L'administrateur de votre société n'est pas belge ? Vous pouvez alors demander un token auprès du SPF Économie. Vous pouvez également attribuer un mandat externe, mais c'est uniquement possible si l'administrateur dispose d'un numéro BIS. En l'absence de numéro BIS, vous devez envoyer un mandat papier au SPF.
Adresse de résidence ;
La date à laquelle vous êtes devenu UBO ;
Le numéro de Registre national ou le numéro BIS ;
La/les catégorie(s) d'UBO à laquelle/auxquelles vous appartenez ;
Si vous êtes le seul UBO ou si d'autres se joignent à vous ;
Tous les documents pouvant attester que les informations concernant l'UBO sont exactes et à jour ;
Indiquer si vous êtes un UBO direct ou indirect ;
- Les informations de tous les intermédiaires sont nécessaires si vous êtes un UBO indirect.

Pourquoi s'enregistrer dans le registre UBO ?

Les informations vous concernant reprises dans le registre UBO permettent de lutter contre le blanchiment de capitaux, la fraude fiscale et le financement du terrorisme. Vu que cette démarche permet au gouvernement de savoir qui se cache derrière les entités juridiques, il est possible de mener une enquête plus poussée en cas de pratiques douteuses. Cette tâche étant pour beaucoup très chronophage, votre comptable se fera un plaisir de vous aider à compléter ce registre de la manière la plus rapide et la plus efficace possible.

Des sanctions sont-elles possibles ?

En tant qu'administrateur ou gérant, vous risquez une amende administrative comprise entre 250 et 50 000 € dans les 3 cas suivants :

Si vous ne communiquez pas (à temps) les informations requises au registre UBO ;
Si vous communiquez des informations incomplètes ou erronées ;
Si vous ne confirmez ou ne mettez pas à jour au moins une fois par an les informations requises.

Les UBO qui ne transmettent pas leurs informations à la société concernée risquent également une amende.

Qui peut consulter vos informations reprises dans le registre UBO ?

Outre certaines autorités telles que la police, le parquet et le fisc, les groupes professionnels qui doivent transmettre ces données dans le cadre d'un contrôle clients (comme les experts-comptables, les notaires et les avocats) ont également accès au registre UBO.

Mais heureusement, toutes les informations ne sont pas accessibles à tout le monde. Ceux qui doivent démontrer un intérêt légitime ne pourront ainsi pas voir votre numéro de Registre national et votre adresse de résidence. Par ailleurs, si vous pensez que vos données sont compromises, vous pouvez demander à en renforcer la protection.

Vous avez des questions sur le registre UBO ou sur les UBO de votre société, ou certains points ne vous semblent pas clairs ? N'hésitez pas à contacter un bureau près de chez vous. Nos experts vous aideront avec plaisir.